REGULAMIN
konferencji online pod nazwą:
„WIRTUALIUM 3.0 - interdyscyplinarne perspektywy rzeczywistości wirtualnej”
§ 1.
[Organizator, termin i czas trwania Konferencji]
1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników/czek konferencji online „WIRTUALIUM 3.0 - interdyscyplinarne perspektywy rzeczywistości wirtualnej”, (zwanej dalej „Konferencją”), która odbędzie się w dniach 17-18 maja 2024 r. za pośrednictwem internetowej platformy Spatial (zwanej dalej „Platformą”).
2. Organizatorem Konferencji jest Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, Al. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków - jednostka badawcza Laboratorium Badań Rzeczywistości Wirtualnej EduVRLab, działająca w ramach Wydziału Humanistycznego Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie (zwana dalej „Organizatorem”).
3. Głównym partnerem Konferencji jest Academia Electronica. Patronami są: Collegium Invisibile, Centrum Nowoczesnych Technologii w Edukacji, Biuro Nauka UMCS, ShowtimeVR.
4. Opiekę naukową nad przebiegiem Konferencji sprawuje Komitet Naukowy Konferencji powołany przez Organizatora (zwany dalej „Komitetem Naukowym”).
5. Uczestnikiem Konferencji może być każda pełnoletnia osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych, która zgłosiła chęć udziału w Konferencji w terminach określonych w ust. 6 i w sposób, o którym mowa w § 2 oraz zaakceptowała zasady uczestnictwa w Konferencji określone w niniejszym Regulaminie.
6. Rejestracja osób zainteresowanych uczestnictwem czynnym w Konferencji, w rozumieniu § 2 ust. 2, odbywać się będzie do dnia 26 kwietnia 2024 r., a osób zainteresowanych uczestnictwem biernym, w rozumieniu § 2 ust. 2 Regulaminu, w terminie do 16 maja 2024 r.
7. Regulamin został zamieszczony na stronie internetowej Konferencji: https://www.wirtualium.agh.edu.pl (zwanej dalej „Stroną Wydarzenia”) w wersji polskojęzycznej, w sposób umożliwiający jego pobranie.
8. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu do tej zmiany, w szczególności w celu dopasowania formuły Konferencji do obowiązujących w jej trakcie ograniczeń, nakazów i zakazów związanych z wprowadzeniem stanu pandemii, zwiększenia środków bezpieczeństwa towarzyszących Konferencji. Zmiana Regulaminu wejdzie w życie w ciągu 7 dni od chwili jego publikacji na Stronie Wydarzenia. W odniesieniu do uczestników, którzy zaakceptowali Regulamin przed dokonaniem zmiany, zmiana wejdzie w życie w ciągu 7 od poinformowania ich o zmianie Regulaminu za pomocą poczty elektronicznej i braku wyrażenia sprzeciwu wobec tej zmiany w ww. terminie.
9. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu organizacji Konferencji w sytuacji, gdy jej przeprowadzenie w terminie, o którym mowa w ust. 1 powyżej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora. Zmiana terminu Konferencji zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Wydarzenia.
10. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w programie Konferencji, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. W razie wprowadzenia zmian, Organizator poinformuje o tym niezwłocznie na Stronie Wydarzenia.
§ 2.
[Rejestracja udziału w Konferencji]
1. Udział w Konferencji jest nieodpłatny i odbywa się online na Platformie. Do wzięcia udziału w Konferencji nie jest konieczna rejestracja własnego konta na Platformie. Uczestnik ma jednak możliwość zarejestrowania takiego konta. Wówczas administratorem jego danych osobowych podawanych w związku z rejestracją konta będzie dostawca Platformy, który przetwarza je zgodnie z Polityką Prywatności znajdującą się pod adresem: https://www.spatial.io/privacy. Rejestracja udziału w Konferencji poprzedzona będzie akceptacją Regulaminu Konferencji oraz udzieleniem przez Uczestnika upoważnień, zezwoleń i licencji, o których mowa w Regulaminie Konferencji.
2. Udział w Konferencji może przybrać następujące formy uczestnictwa:
1) uczestnictwo czynne – Uczestnik prezentujący Wykład lub Poster,
2) uczestnictwo bierne – Uczestnik będący wyłącznie słuchaczem.
3. Udział czynny w Konferencji możliwy jest na podstawie wcześniejszej rejestracji poprzez elektroniczny formularz Microsoft Forms (zwanym dalej „Systemem rejestracyjnym”), do którego odnośnik jest zamieszczony na Stronie Wydarzenia, w którym osoba wyrażająca chęć uczestnictwa w Konferencji będzie zobowiązana wskazać następujące dane: imię i nazwisko, adres mailowy, afiliacja, stopień/tytuł naukowy, tytuł Wykładu/Posteru, ewentualny pseudonim uczestnika, abstrakt wykładu/posteru.
4. Udział bierny w Konferencji możliwy jest na podstawie wcześniejszej rejestracji poprzez System rejestracyjny, do którego odnośnik jest zamieszczony na Stronie Wydarzenia, w którym osoba wyrażająca chęć uczestnictwa w Konferencji będzie zobowiązana wskazać następujące dane: imię i nazwisko, adres mailowy, afiliacja, ewentualny stopień/tytuł naukowy, pseudonim Uczestnika.
5. Organizator nie odpowiada za podanie przez Uczestnika błędnych lub nieprawdziwych danych podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
6. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu.
7. W razie rezygnacji z udziału w Konferencji po dokonaniu rejestracji w Systemie rejestracyjnym osoba, które została zarejestrowana zobowiązana jest do niezwłocznego poinformowania o tym Organizatora poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: wirtualium@agh.edu.pl.
§ 3.
[Wymogi formalne dla uczestników czynnych]
1. Termin nadsyłania abstraktów wraz z tytułami wykładów/posterów upływa 19 kwietnia 2024 r. (termin może ulec przedłużeniu). Abstrakty należy przesłać razem ze zgłoszeniem uczestnictwa czynnego.
2. Abstrakty wykładów/posterów należy sporządzić w języku polskim i nie powinny one zawierać danych, które pozwalają na identyfikację uczestnika/czki. Minimalna objętość wynosi 1800-3500 znaków ze spacjami (nie wliczając bibliografii). Ponadto, abstrakty wykładów/posterów zgłoszone na Konferencję mogą mieć maksymalnie trzech współautorów, z czego co najmniej jeden z nich jest zobligowany do prezentacji wystąpienia w czasie Konferencji. Treść abstraktu powinna zawierać krótkie wprowadzenie, cel badawczy, metodologię badań, wyniki, podsumowanie oraz bibliografię opartą na minimum 3 publikacjach naukowych.
3. Poster należy przygotować w formacie pliku PNG. Maksymalny rozmiar przesłanego pliku wynosi 10 MB. Wielkość posteru odpowiada rozmiarom formatu A1 (59,4 cm x 84,1 cm) - pionowo lub poziomo. Poster powinien zawierać tytuł (odróżniający się wielkością od pozostałych sekcji posteru), imiona, nazwiska oraz stopnie/tytuły naukowe autorów wraz z afiliacjami, pseudonim/y uczestnika/ów, wyszczególnione nagłówkami sekcje (krótkie wprowadzenie, cel badawczy, metodologia badań, wyniki, podsumowanie), bibliografię opartą na minimum 3 publikacjach naukowych i informację o Konferencji (np. na dole posteru: Ogólnopolska Konferencja Naukowa Wirtualium 3.0, 17-18 maja 2024 r.). Podpisy pod rysunkami oraz tabelami należy zamieścić według standardu opracowań naukowych. Użyta w posterze czcionka powinna być czytelna (np. Arial) i w rozmiarze zapewniającym dobrą widoczność tekstu.
§ 4.
[Kwalifikacja do czynnego uczestnictwa w Konferencji]
1. O przyjęciu abstraktu wykładu/posteru decyduje Komitet Naukowy oraz Komitet Organizacyjny Konferencji. Decyzja o pozytywnym lub negatywnym wyniku kwalifikacji zostanie przekazana osobom wyrażającym chęć czynnego uczestnictwa w Konferencji w formie zwrotnej wiadomości e-mail dnia 10 maja 2024 r.
2. Plik posteru zakwalifikowany do przedstawienia w ramach Konferencji należy przesłać przy pomocy formularza znajdującego się na Stronie Wydarzenia do dnia 15 maja 2024 r.
3. Podejmując decyzję, o której mowa w ust. 1, Komitet Organizacyjny ocenia zgłoszenia pod kątem zgodności z wymogami formalnymi określonymi w § 3, a Komitet Naukowy kieruje się własnym uznaniem oraz koniecznością zapewnienia wysokiego poziomu naukowego i różnorodności tematycznej Konferencji. O przyjęciu abstraktu wykładu/posteru rozstrzyga liczba punktów uzyskanych w toku procesu recenzyjnego przeprowadzonego przez Komitet Naukowy, w którego skład wchodzi troje niezależnych ekspertów. Decyzja Komitetu Naukowego jest ostateczna i nie wymaga uzasadnienia, uczestnikom nie przysługuje od niej odwołanie.
4. Potwierdzeniem uczestnictwa czynnego w Konferencji jest otrzymanie od Organizatora wiadomości e-mail potwierdzającej rejestrację. W przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od dokonania rejestracji należy skontaktować się z Organizatorem pod adresem e-mail: wirtualium@agh.edu.pl. Wiadomością e-mail będzie potwierdzane wyłącznie uczestnictwo czynne w Konferencji.
§ 5.
[Przebieg Konferencji]
1. Program Konferencji zostanie opublikowany na Stronie Wydarzenia w dniu 13 maja 2024 r. lub wcześniej.
2. Uczestnictwo online w Konferencji wymaga dysponowania przez Uczestnika systemem teleinformatycznym spełniającym następujące minimalne wymagania techniczne:
1) dostęp do Internetu;
2) urządzenie końcowe;
3) oprogramowanie umożliwiające odczytywanie plików w różnych formatach (m.in. tekstowych, dźwiękowych, graficznych, multimedialnych, wideo itp.).
3. W trakcie Konferencji będą prezentowane wykłady, postery oraz panele dyskusyjne. Uczestnicy będą mieli możliwość zadawania pytań prelegentom online za pośrednictwem czatu dostępnego na stronach Platformy, w czasie rzeczywistym, podczas trwania Konferencji.
4. Każdy uczestnik online ma prawo udziału za pośrednictwem Platformy, w wybranych przez siebie wykładach w ramach sesji ustnych, prezentacjach posterów oraz w imprezach towarzyszących, tj. panelach dyskusyjnych (w języku polskim i angielskim).
5. Każdy uczestnik online ma prawo zgłaszania pytań do autorów prezentacji, za pośrednictwem systemu głosowego lub czatu dostępnego na stronach Platformy. Spośród nadesłanych pytań moderator czatu wybierze te, które zostaną zadane autorowi prezentacji w przeznaczonym do tego czasie, po zakończeniu danej sesji lub zadane wszystkim panelistom po zakończeniu ich dyskusji. Organizator, biorąc pod uwagę planowany czas trwania tych prezentacji, jak również harmonogram Konferencji zdecyduje o liczbie zadawanych pytań.
6. Organizator udostępniając uczestnikom materiały konferencyjne zwraca szczególną uwagę na konieczność respektowania przez nich praw własności intelektualnej. Uczestnicy zobowiązują się do wykorzystywania materiałów udostępnionych im przez Organizatora wyłącznie w zakresie własnego użytku osobistego. Modyfikowanie, kopiowanie, przesyłanie, publiczne odtwarzanie oraz wszelkie wykorzystywanie tych materiałów do celów komercyjnych wymaga uprzedniej, pisemnej zgody Organizatora lub innego uprawnionego podmiotu. Uczestnicy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w wyniku ich zachowania sprzecznego z powyższym zastrzeżeniem.
7. Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę, a także nie zakłócać przebiegu Konferencji. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Konferencji uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
1) zakłócają przebieg Konferencji;
2) podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
3) podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad uczestnictwa w Konferencji;
4) podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.
8. Organizator Wydarzenia nie ponosi odpowiedzialności za:
1) nieprawidłowe lub wadliwe działanie oprogramowania wykorzystywanego przez uczestnika;
2) brak lub przerwy w dostępie do Internetu z przyczyn nieleżących po stronie Organizatora;
3) wadliwość sprzętu komputerowego wykorzystywanego przez uczestnika;
4) nieprawidłową obsługę Platformy przez uczestnika;
5) zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez uczestników Regulaminu;
6) inne okoliczności uniemożliwiające lub utrudniające uczestnictwo w Konferencji niespowodowane działaniami lub zaniechaniami Organizatora.
§ 6.
[Prawa autorskie, licencje]
1. Prelegent ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść wykładu/posteru. Prelegent zobowiązuje się do opracowania i prezentacji autorskiego wykładu/posteru, który nie będzie naruszał praw i dóbr osobistych osób trzecich, zawierał tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć i orientację seksualną. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie w treści wykładu/posteru ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi, a także prezentowanie innej tematyki zakazanej przez powszechnie obowiązujące przepisy.
2. Jeżeli jakąkolwiek część wykładu/posteru stanowić będą elementy prawnie chronione, do których prawa nie będą przysługiwały prelegentowi, prelegent gwarantuje, że jest uprawniony do ich wykorzystania w zakresie niezbędnym do wygłoszenia wykładu lub prezentacji posteru i udzielenia Organizatorowi licencji z prawem udzielania sublicencji, o której mowa w niniejszym paragrafie, bez konieczności pozyskiwania przez Organizatora dodatkowych zgód i zezwoleń.
3. Prelegent udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji (zwanej dalej „Licencją”), z prawem udzielania sublicencji o analogicznym jak Licencja zakresie, na korzystanie z wykładu/posteru w formie fotorelacji i/lub nagrania z Konferencji - w całości lub w części, samodzielnie, jaki w ramach utworu zbiorowego, w zestawieniu z utworami i elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora (m. in. z wykładami lub posterami innych prelegentów w ramach fotorelacji i/lub nagrania z Konferencji i tzw. materiałów konferencyjnych, o których mowa w § 5 ust. 6, planszą początkową i końcową), jak również z jego opracowań, adaptacji i wszelkich materiałów, grafik, fragmentów, ujęć, dokumentacji powstałych tak w trakcie utrwalenia fotorelacji i/lub nagrania z Konferencji, jak i po jej utrwaleniu - w celach informacyjnych, edukacyjnych i dokumentacyjnych Konferencję, w tym w szczególności jego wykorzystywanie, udostępnianie w Internecie, Intranecie, a także w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych z zastosowaniem jakichkolwiek systemów i urządzeń, na stronach Platformy i na innych stronach internetowych Organizatora.
4. Licencja zostaje udzielona Organizatorowi z chwilą dokonania przez Prelegenta rejestracji wystąpienia online, na czas nieokreślony i obejmuje korzystanie z wykładu/posteru w szczególności na następujących polach eksploatacji:
1) utrwalania i zwielokrotniania wykładu/posteru - wytwarzania egzemplarzy - techniką zapisu magnetycznego i techniką cyfrową (m.in. DVD, nośniki magnetooptyczne);
2) w zakresie rozpowszechniania wykładu/posteru – publiczne wykonanie, wyświetlanie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie fotorelacji i/lub nagrania wykładu/posteru w taki sposób, aby każdy użytkownik Internetu mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym przy użyciu wszelkich dostępnych technik, w tym wykorzystywanie w sieci Internet, Intranet i w innych sieciach komputerowych, nadawanie wykładu/posteru przy pomocy sieci multimedialnej i teleinformatycznej, zamieszczenie i modyfikacja wykładu/posteru na stronach internetowych, w serwisach społecznościowych, nadawanie wykładu/posteru przy pomocy sieci multimedialnej i teleinformatycznej, modyfikacje wykładu/posteru umożliwiające stworzenie nawigacji po stronach internetowych, publiczne udostępnianie na ogólnodostępnych wystawach lub ekspozycjach;
3) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których wykład/poster utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie oryginału albo egzemplarzy;
4) trwałego lub czasowego zwielokrotnienia wykładu/posteru w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie;
5) tworzenie i rozpowszechnianie utworów zależnych wykładu/posteru, w tym dalszych projektów/materiałów opartych na wykładzie/posterze lub ich poszczególnych elementach, w tym opracowanie odmiennych wersji graficznych, kolorystycznych lub formatów wizualnych lub przestrzennych wykładu/posteru i korzystanie z tak powstałych utworów zależnych w zakresie i na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszym paragrafie;
6) reemitowanie, rozpowszechnianie w prasie, w sieci internetowej, na plakatach wielkoformatowych oraz we wszelkich innych formach promocji lub reklamy;
7) modyfikowanie wykładu/posteru w całości lub części oraz dokonywanie jego opracowań w całości lub części, w tym m.in. prawo do korekty, dokonywania przeróbek i zmian całości Wykładu/Posteru lub jego pojedynczych elementów.
5. Licencja obejmuje prawo wykonywania przez Organizatora praw zależnych do wykładu/posteru, na polach eksploatacji, o których mowa w ust. 4 - w tym w szczególności prawo do wprowadzania zmian w wykładzie/posterze i wykonywania jego opracowań, korzystania i rozporządzania utworami zależnymi oraz prawo do zezwalania osobom trzecim na wykonywanie autorskich praw zależnych do wykładu/posteru o zakresie analogicznym do tego z którego korzysta Organizator.
6. Zgłoszenie uczestnictwa czynnego w Konferencji jest równoznaczne ze zgodą na udzielenie Organizatorowi Licencji i zgód, o których mowa w § 7-8 Regulaminu.
7. W razie zgłoszenia przez osoby trzecie w stosunku do Organizatora lub do podmiotów upoważnionych przez niego do korzystania z wykładu/posteru roszczeń mających związek z tymi utworami lub ich poszczególnymi elementami, uczestnik:
1) zwolni Organizatora i osoby upoważnione przez niego do korzystania z wykładu/posteru z przedmiotowych roszczeń, w zakresie w jakim zobowiązany był do nabycia od osób trzecich praw do elementów prawnie chronionych, w tym autorskich praw majątkowych i pokrewnych do tych utworów i poszczególnych ich elementów oraz do uzyskania od nich zezwoleń i upoważnień, o których mowa w niniejszym paragrafie oraz
2) będzie ponosić pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez Organizatora i osoby upoważnione przez niego do korzystania z wykładu/posteru z tytułu wystąpienia wobec nich z roszczeniami, o których mowa w pkt 1, w tym przede wszystkim, choć nie wyłącznie, za szkody związane z roszczeniem o odszkodowanie za bezprawne ich wykorzystanie lub bezprawne wykorzystanie ich poszczególnych elementów.
§ 7.
Zgoda na wykorzystanie wizerunku
1. Przebieg Konferencji zostanie utrwalony w postaci fotorelacji w formie zrzutów ekranu (zwanej dalej „Fotorelacją”) oraz nagrania audiowideo (zwanego dalej „Nagraniem”). Fotorelacja i Nagranie będą wykonane dla celów edukacyjnych, dokumentacyjnych, informacyjnych i promocyjnych Konferencji. Nagranie obejmie wyłącznie czas trwania wykładów eksperckich.
2. Włączenie przez Uczestnika kamery urządzenia końcowego w trakcie Konferencji jest równoznaczne z udzieleniem Organizatorowi oraz Patronom, zgody na nieodpłatne utrwalenie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika wraz z danymi osobowymi w Fotorelacji i Nagraniu z Konferencji na zasadach określonych w niniejszym paragrafie. W celu uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że awatar Uczestnika jest traktowany jako jego wizerunek i tym samym jego rozpowszechnianie zgodnie z przepisami prawa wymaga zgody użytkownika. W przypadku posługiwania się przez Uczestnika wizerunkiem w postaci awatara niniejsze postanowienia stosuje się odpowiednio.
3. Zgoda Uczestnika, o której mowa w ust. 2 powyżej obejmuje rozpowszechnianie przez Organizatora i Patronów wizerunku Uczestnika utrwalonego w Fotorelacji i Nagrania z Konferencji w związku z udziałem w Konferencji.
4. Uczestnik jest świadomy, że rozpowszechnianie wizerunku będzie odbywać się w formie jego elektronicznej publikacji, w następujący sposób (tzw. pola eksploatacji):
a. publikowanie na stronach internetowych:
• https://www.academia-electronica.net/
• https://www.wirtualium.agh.edu.pl/
b. zamieszczanie w kanałach mediów społecznościowych:
• https://www.facebook.com/AGH.Krakow
• https://www.instagram.com/agh.krakow/
• https://www.facebook.com/SekcjaFilozofiiTechnikiKNSFUJ
• https://www.facebook.com/eduVRlab
• https://www.facebook.com/WH.AGH
5. Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku ma charakter niewyłączny oraz jest udzielone bez ograniczeń czasowych i terytorialnych. W przypadku cofnięcia zgody na rozpowszechnianie wizerunku oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych, Organizator i Patroni usuną dane z ww. pól eksploatacji (można dokonać go przesyłając informację na adres e-mail: wirtualium@agh.edu.pl). Uczestnik jest świadomy, że w momencie zamieszczenia jego wizerunku w portalach społecznościowych dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego, a ze względu na formę publikacji dane mogą zostać udostępnione nieograniczonej liczbie osób na całym świecie. W przypadku wycofania zgody Organizator i Patroni usuną dane ze swoich stron internetowych i profili w mediach społecznościowych, natomiast nie są odpowiedzialni za usunięcie z sieci Internet danych pobranych i udostępnionych dalej przez osoby trzecie.
6. W związku z wykorzystaniem wizerunku uczestnik nie będzie wykonywać prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci Fotorelacji i/lub Nagrania z Konferencji, w którym został on wykorzystany oraz prawa każdorazowego wskazywania go jako osoby uwidocznionej w ww. Fotorelacji i/lub w Nagraniu z Wydarzenia, a w szczególności wskazywania jego imienia i nazwiska z zastrzeżeniem ust. 7 poniżej.
7. Uczestnik może zostać oznaczony w Fotorelacji i/lub Nagraniu z Wydarzenia poprzez podanie jego danych osobowych – pseudonimu, imienia, nazwiska oraz afiliacji. Jeśli prelegent będzie miał zastrzeżenia co do sposobu oznaczenia go w Fotorelacji i/lub Nagraniu, to zastrzeżenia te zgłosi Organizatorowi. Organizator ma prawo upoważnić inne podmioty do korzystania z wizerunku na zasadach określonych w niniejszym zezwoleniu.
§ 8.
[Przetwarzanie danych osobowych]
1. Realizując obowiązek informacyjny na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE L. 2016.119.1 z dnia 4 maja 2016 r.], zwanego dalej: RODO, Organizator informuje, że:
1) Administratorem danych osobowych Uczestników jest Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, Al. Mickiewicza 30, 30-059 Kraków, (dalej AGH lub Administrator).
2) Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Osobowych: e-mail: iodo(at)agh.edu.pl, tel.: 12 617 53 25.
3) Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu zapisu na Konferencję, komunikowania się z uczestnikami w związku z organizacją Konferencji, udokumentowania jego przebiegu oraz w celu zabezpieczenia danych na wypadek ewentualnych roszczeń. Pani/Pana dane będą przetwarzane również w celu przesyłania informacji dotyczących wydarzenia naukowego towarzyszącego Konferencji, „Letniej Akademii VR”, które odbędzie się 24 maja 2024 r.;
4) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:
a) w trybie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w związku z ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 478 z późn. zm.) oraz realizowaną przez Uczelnię na jej podstawie misją, jaką jest prowadzenie działalności naukowej, upowszechnianie i pomnażanie osiągnięć nauki, uczestnictwo w rozwoju społecznym, a także kształtowanie postaw obywatelskich oraz tworzenie gospodarki opartej na innowacjach;
b) w trybie art. 6 ust. 1 lit b) RODO tj. - przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której przedmiotem jest udział w Konferencji;
c) w trybie art. 6 ust. 1 lit c) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne dla wywiązania się przez Administratora z obowiązków prawnych w zakresie dokumentacji finansowo-księgowej i sprawozdawczej;
5) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) podmioty, wobec których Administrator jest zobowiązany do przekazania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
b) podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi w zakresie niezbędnym dla realizacji celów w związku z którymi przetwarzane są Pani/Pana dane osobowe.
6) Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane organom państwowym, organom ochrony prawnej (Policja, Prokuratura, Sąd) lub organom samorządu terytorialnego w związku z prowadzonym postępowaniem;
7) Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania danych osobowych tj. przez okres organizacji i trwania Konferencji, jak również przez okres wymagalności ewentualnych roszczeń oraz przez okres wynikający z przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
8) posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych oraz prawo ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo ograniczenia przetwarzania danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania w przypadkach i na warunkach określonych w RODO;
9) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w trybie art. 77 RODO (…każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, (…) jeżeli sądzi, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczące narusza niniejsze rozporządzenie);
10) Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.
2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji przez Administratora celów, dla jakich zostały zebrane. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uczestniczenia w Konferencji.
3. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych można przesłać e-mailem na adres: wirtualium@agh.edu.pl pocztą tradycyjną na adres: Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica, Wydział Humanistyczny, ul. Czarnowiejska 36 (C7), 30-054 Kraków lub wycofać osobiście stawiając się pod ww. adresem.
§ 9.
[Postanowienia końcowe]
1. Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom Konferencji na Stronie Wydarzenia: https://www.wirtualium.agh.edu.pl i wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na ww. stronie.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji, zmiany jej programu, terminu i formuły. O odwołaniu Konferencji Organizator niezwłocznie ogłosi na Stronie Wydarzenia oraz poinformuje uczestników drogą mailową (na adres e-mail podany podczas rejestracji). Organizator nie będzie wobec Uczestników i Prelegentów zobowiązany do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu, ani do zwrotu kosztów poniesionych celem uczestnictwa w Konferencji.